Braziliaanse zakencultuur

Afspraken maken

Zomaar een bedrijf binnen lopen zonder afspraak is in Brazilië, net als in veel andere landen, not done. Alhoewel Brazilianen meestal geen afspraken op lange termijn maken kan men het beste toch minstens twee weken van tevoren een afspraak maken, vooral voor een eerste afspraak. Het is van groot belang de afspraak een dag van tevoren te bevestigen, hetzij via de mail of per telefoon. Houdt er altijd rekening mee dat de afspraak wordt verschoven, omdat de opeens een andere belangrijke afspraak blijkt te hebben. De beste tijd om een afspraak te maken is tussen 10.00 en 12.00 uur of tussen 15.00 en 17.00 uur. Brazilianen zien de tijd tussen 12.00 en 15.00 uur als lunchtijd, waar alleen van afgestapt kan worden bij een goedlopend gesprek. Lunchen is ontspanning voor een Braziliaan.

Lengte van de afspraak

Afspraken met Brazilianen lopen meestal uit, omdat men zich niet strikt aan afspraken houdt en omdat ze vaak te laat op de afspraak verschijnen. (Hier gelden wel regionale verschillen. In het zuiden (Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Paraná en São Paulo) is men over het algemeen wat meer punctueel) Het te laat komen is geen gebrek aan betrokkenheid of interesse. De gastgever mag altijd te laat komen, degene die de afspraak aangevraagd heeft echter nooit!

Daarnaast zijn Brazilianen geneigd meer vriendschappelijke relaties aan te gaan met degene met wie men in gesprek is. Dit komt de productiviteit van de afspraken niet altijd ten goede. Afspraken lopen uit omdat er naast business ook andere zaken besproken zullen worden. Een uitloop van dertig minuten is in Brazilië niet vreemd. De verleiding is groot, maar ga om die reden geen langere afspraaktijd afspreken. Dat werkt contraproductief, de gesprekken worden langdradig.

Verloop afspraken

Lunchafspraken zijn gemiddeld langer dan gewone afspraken. De reden is dat er naast business ook andere gespreksonderwerpen ter sprake zullen komen. Maak een lunchafspraak met een kleine delegatie, waarbij de business-onderwerpen door de Braziliaanse gesprekspartner worden aangeroerd.

Brazilianen hechten veel waarde aan face-to-face-gesprekken. Om die reden worden conference calls afgeraden. Brazilianen zijn in dat geval minder bij het gesprek betrokken, vooral bij een no-show of een te laat komen bij zo’n afspraak.

Niet doorgaan van een afspraak

Zo’n kwart van de afspraken in Brazilië worden een uur van tevoren niet nagekomen. Waarom worden afspraken niet nagekomen? Je bent eenvoudigweg niet belangrijk voor hen om tijd voor vrij te maken. Helaas, maar waar. Brazilianen zijn van nature zeer diplomatiek ingesteld en zullen altijd ‘ja’ zeggen op een verzoek voor een afspraak. Het is de weg van de minste weerstand.

Om dit tegen te gaan kan men een uur van tevoren bellen om de afspraak te bevestigen; maak geen afspraak voor 9.30 uur omdat dan het excuus van de verkeersdrukte komt te vervallen; maak geen afspraak om 14.00 uur wegens de ‘heilige’ lunch.

Bron: http://thebrazilbusiness.com/business-culture